ウェブ会議はとってもシンプルなシステム

会議はメンバーが会議室に一堂に会する必要があるため、参加者のスケジュール調整が大変でした。
しかしウェブ会議はネット環境と機器があれば、遠く離れた人とも会議することが可能で、IT技術が進んだ今、急速にウェブ会議を利用する人が増加しています。
ウェブ会議よりも前にテレビ会議システムが、遠隔地でも会議ができるシステムとして使われていました。
テレビ会議は通信速度は安定しているというメリットはありますが、会議に使う端末や機材は専用の機器が必要なため、会議の規模が大きくなればなるほど必要な機器がそれだけ増えます。
専用の機器も機能的には問題がなくても、バージョンが古くなれば使えなくなるので、それだけ経費もかさんでいました。

その点ウェブ会議は専用の機器は必要なく、ネット環境とネット端末、そしてブラウザがあれば問題なく利用シーンに関係なく会議を行うことができます。
つまりパソコンやタブレット、スマホなどで会議ができる仕組みです。
スマホやタブレットなど持ち歩きができる端末があれば、場所を選びません。
ウェブ会議を行うには、ウェブ会議用のツールも必要です。
専用のソフトをダウンロードは必要なく、ウェブ上で登録して利用するシステムです。
端末の空き容量を心配することがないので、ウェブ会議ツールを導入するにあたって、端末の負担をかけることもありません。

ウェブ会議ツールには、有料ツールと無料ツールの大きく分けで2種類があり、無料ツールは有名なものでスカイプやハングアウト、チャットワークなどがあります。
しかし無料ツールは使い方もシンプルで、コストも低くすむというメリットはありますが、主に1対1での会議や打ち合わせ向けに作られており、一度に利用できる人数にも制限があります。
有料ツールは大画面で一度に複数人数での会議にも向いています。
もちろんスマホなどの小型端末でも可能です。
1対1での打ち合わせが多いケースなら、無料ツールを使う、複数での会議が多いなら有料のツールを導入するなど利用シーンに合わせてウェブ会議のツールを使い分けましょう。

シンプルで場所を選ばないウェブ会議は、出先でも打ち合わせが可能のなため、スケジュール調整も必要ないため、より効率的に業務を行うことが可能です。
ネットと端末さえあれば使うことができるので、日本国内だけではなく、海外でも会議や打ち合わせをすることができます。
会議に時間がかかる時代は終わりました。
これからはウェブ会議で業務時間を有効に使いましょう。